Paperless: por que essa ideia é tão importante na economia atual.

Tornar-se paperless é o caminho para avançar na transformação digital e deixar a papelada para trás.

Nesse modelo de gestão, os papéis são substituídos pela tecnologia em nome da produtividade, eficiência e sustentabilidade da empresa. 

Mais do que parar de imprimir e arquivar documentos, é preciso repensar os processos do negócio, envolver colaboradores e adotar uma cultura realmente digital. 

O que é paperless

Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel” e caracteriza escritórios que eliminaram ou reduziram drasticamente o uso de papel.

O conceito surgiu na década de 1970, junto com a popularização dos computadores, que inspiraram as primeiras visões de um escritório 100% digital.  Na época, ainda era muito difícil imaginar uma empresa sem papel, mas hoje é perfeitamente possível — e preferível — substituir os documentos impressos por arquivos digitais. Enquanto o escritório tradicional utiliza inúmeras folhas de papel sulfite, blocos de anotações, post-its, envelopes, pastas, fichas e o famoso arquivo físico, o escritório sem papel requer apenas uma rede de computadores e uma conexão à internet para organizar todas as suas informações.

Dessa forma, a empresa paperless acaba com a papelada e investe em uma infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) para tornar sua gestão mais ágil, eficiente e sustentável.

Quais os benefícios e vantagens de ser Paperless?

É muito comum vermos gestores com receio de eliminar ou diminuir a utilização de papel no dia a dia da empresa. Muitas empresas utilizam o antigo modo de gestão por desconhecerem as facilidades e as vantagens que o conceito paperless oferece. Ainda há, de certo modo, uma cultura que valoriza os documentos físicos mais que qualquer outro formato de apresentação  Nesse sentido, faz-se necessário empregar um novo mindset na cultura organizacional da empresa.

Após conhecer os benefícios e vantagens dessa mudança ficará fácil entender o que podemos fazer pela sua empresa.

Redução de Custos

Em primeiro lugar, é fácil entender que quando não se utiliza papel não será necessário adquirir caixas e mais caixas de folha A4. Como consequência, não será necessário gastar com toner e tintas de impressora, muito menos com a manutenção desses equipamentos.

Aumento da Performance

Uma das principais vantagens de adotar o conceito paperless é o aumento da performance em todas as áreas da organização. Enquanto os papéis ocupam espaço, tomam tempo e nem sempre estão acessíveis quando se precisa deles, os arquivos digitais são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente pelos colaboradores.

Além disso, os softwares automatizam várias tarefas do dia a dia, poupando tempo das equipes e tornando as rotinas mais ágeis. Dessa forma, a produtividade aumenta e a empresa tem resultados melhores, graças à agilidade da tecnologia. 

Utilização do Espaço Físico

Quando não há impressão de documentos, não há volume de documentos físicos para armazenar. Os documentos que já são existentes podem ser digitalizados e armazenados em nuvem. Dependendo do tamanho da empresa e do seu acervo, salas que antes ficavam ocupadas com papel, terão outra utilidade, como por exemplo, uma expansão na equipe.

Facilidade e agilidade no acesso as informações.

Conforme dito acima, quando se faz necessário digitalizar documentos antigos, eles podem ser indexados e organizados de forma a garantir uma recuperação simples e ágil. Assim, quando alguém precisa acessar algum documento, basta acessar o GED e fazer a busca em simples passos.

Segurança

Na gestão virtual, os documentos armazenados no GED só podem ser acessados mediante senha e ficam protegidos por criptografia, além de ficar em um ambiente controlado e com back-up. Dessa forma fica garantido a segurança da informação e de quem a acessa. Todo o histórico de acessos também fica gravado junto ao sistema, promovendo uma melhor rastreabilidade.

Impacto Ambiental

Por último, mas não menos importante, o impacto ambiental é reduzido. Sem a demanda de papel, não há produção, ou seja, poupam-se árvores, água e rejeitos químicos.

COMO SER PAPERLESS?

Oferecemos soluções para você e sua empresa começarem sua jornada digital e se tornarem paperless.

Em primeiro lugar, a NSL Tecnologia oferece serviço de digitalização, que já contempla a preparação, a captura das imagens e a indexação dos documentos. Uma vez digitalizados, os documentos ficarão armazenados em nuvem e serão acessados via navegador padrão, mediante senha e perfil controlado. O GED Alfresco oferece meios de compartilhar, autenticar e tramitar a documentação nele armazenada. Com o pacote Esign-Cert – Fluxo de Assinatura Web, é possível apontar pessoas que assinarão digitalmente o documento por meio dos seus certificados digitais, sejam eles ICP-Brasil ou não. Tudo em meio digital, sem a necessidade de tramitação por malotes.

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