Decreto 9.235 e as Portarias 315/18 e 332/20 MEC: IES tem prazo para virtualização do acervo acadêmico.

A Portaria 332, publicada no dia 13 de março de 2020, prorrogou para 48 meses o prazo da virtualização de todo acervo acadêmico. Portanto, as IES (Instituições de Ensino Superior) têm, um pouco mais de um ano para transferir todo documento acadêmico para o meio virtual. De acordo com a Portaria 332, o prazo final é março de 2022.

O avanço tecnológico impacta a maneira com que a educação superior é estruturada, tanto em nível administrativo quanto em nível pedagógico, virtual e presencial e inclui não apenas a digitalização, mas o tratamento, armazenamento, segurança e disponibilização rápida aos documentos. A transformação digital nas IES já é uma realidade.

Entendendo o Decreto 9.235/17 e a Portaria 332

O Decreto 9.235/17, exige que as IES relacionadas ao MEC direcionem seu acervo acadêmico para o meio digital, portanto, que utilizem tecnologias para garantir a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação. 

O MEC considera como acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, por exemplo: grade e matriz curricular, histórico escolar, avaliações e outros. 

As IES podem tem liberdade para escolher a plataforma que será utilizada. Entretanto, o MEC determinou que o sistema adotado para a gestão do acervo acadêmico deve cumprir:  

1- Uso e gerenciamento da base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital.

2- Indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital.

3- Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação.

4- Certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

As instituições que não cumprirem com o Decreto correm o risco de ser acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.

Acervo acadêmico digital

A transformação digital não é só no mundo corporativo, onde é necessário rever velhas práticas: o setor educacional também. A educação do futuro é disruptiva, interativa e ágil – e a administração de uma instituição de ensino precisa estar alinhada a esse novo modelo.

De acordo com a Portaria MEC 315, é considerado acervo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

São estes documentos específicos – comprovante de matrícula, histórico escolar etc. –, que devem fazer parte do acervo acadêmico digital, facilitando tanto o acesso do aluno a seus documentos como a gestão de informação da IES perante o MEC.

Ainda segundo a portaria, outros arquivos que devem fazer parte do acervo acadêmico digital incluem documentos de concepção e planejamento de cursos, programas de pesquisa ou programas de extensão.

Conheça as vantagens de um acervo acadêmico digital

A norma para implementação do acervo acadêmico digital é uma obrigatoriedade para todas as instituições de ensino superior. Porém, isso não implica algo danoso ao IES, pelo contrário!

As inúmeras vantagens da automação e digitalização de processos é vista não só para a instituição, mas também para alunos e funcionários que irão lidar diretamente com o sistema digital.

• Menos papel, redução no arquivamento de documentos;
• Busca personalizada, busca indexada por padrões pré definidos pela IES;
• Agilidade, acesso rápido aos documentos ativos e arquivados;
• Emissão rápida, agilidade na emissão dos documentos;
• Certificação digital; assinatura eletrônica de documentos acadêmicos.
• Facilidade no acesso a documentos;
• Consultar documentos e informações on-line;
• Diminuição de custos com impressão de documentos; e
• Redução no tempo de espera por documentação e certificados.

Além disso, para viabilizar a transformação digital é necessário que a IES adote uma mentalidade orientada ao aluno, isso fará com que os processos e ações foquem em entregar valor ao aluno e não em cumprir regulações ou tramites comuns da IES.

Com esse foco a IES conseguirá entender que tanto a parte pedagógica quanto administrativa precisa atender e levar resultados aos alunos.

“A IES deve avaliar seus processos e entender quais deles são obsoletos ou quais deles realmente não levam valor ao aluno. Sempre existirão tramites internos e eles devem ser pensados com o menor custo operacional possível. ”, Assim, a IES passa a entender quais tecnologias proporcionam eficiência operacional a esses processos, tornando-se o meio pelo qual a IES irá otimizar processos e também se relacionar com seus alunos de forma mais próxima e rápida