GED ALFRESCO™ Community, digitalização de documentos com produtividade em qualquer lugar

IT SERVICE

Solução inovadora de gerenciamento de conteúdo que conecta, gerencia e protege as informações mais importantes de sua empresa – onde quer que estejam.

Conheça abaixo, mais informações sobre GED a partir do Alfresco™ e como ele pode ajudar a sua empresa:

Converta documentos estáticos em dados acionáveis

Mais de 80% das informações comerciais estão bloqueadas em conteúdo não estruturado: documentos em papel, arquivos de escritório, formulários, faxes, PDFs, e-mails, fotos, vídeos e muito mais. Com o Alfresco, você pode extrair e agir com base em todas essas informações valiosas, usando-as para conduzir processos de negócios, fornecer insights para gerenciamento de conteúdo e substituir operações ineficientes baseadas em papel por um fluxo de dados e documentos altamente automatizado. Tudo isso resulta em maior produtividade dos funcionários, qualidade de serviço excepcional e conformidade regulatória mais forte.

Uma revisão rápida sobre GED

Gestão Eletrônica de Documentos – GED é um software usado em empresas para promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação dos documentos de maneira menos burocrática. A GED tem como característica ser composta por uma série de sistemas, que auxiliam os usuários a acessar os arquivos de maneira rápida e segura. Normalmente, a GED é feita por meio da criação de uma intranet, que é uma rede de internet exclusiva da empresa, podendo ser acessada apenas pelos funcionários autorizados e também através do uso de softwares que comportam, organizam e permitem o compartilhamento dos arquivos.

Entenda o que é o Alfresco

O Alfresco é classificado como um sistema de gestão de conteúdo empresarial, que foi desenvolvido para ajudar as empresas nos processos de gestão eletrônica de documentos, agregando praticidade para o armazenamento e manipulação dos arquivos. O Alfresco é uma multiplataforma open source, ou seja, de código aberto, que pode ser adaptado às necessidades de cada empresa.

Quais são os benefícios da GED com Alfresco

O uso do sistema Alfresco™ é cada vez mais comum nos ambientes corporativos, pois ele é capaz de trazer uma série de benefícios, tais como:

– Gestão integrada e inteligente dos Arquivos Eletrônicos

Proporciona a gestão integrada e inteligente dos documentos, ou seja, em apenas uma plataforma é possível armazenar e encontrar todos os arquivos eletrônicos, basta digitar os termos de indexação para encontrá-los de forma automática.

– Classificação de Documentos

Possibilita a classificação dos documentos para a gestão eletrônica, agregando o máximo de organização, pois eles podem ser separados por categorias diversificadas, que vão desde a data de elaboração e encerramento até o tema e nível de importância. Esta ferramenta evita que os arquivos sejam misturados na mesma pasta, prejudicando as atividades dos funcionários.

– Histórico de Versões de Documentos

Salva de maneira automática e cria um histórico de todas as versões dos documentos eletrônicos a cada vez em que são alterados, permitindo que o usuário possa consultá-los sempre que necessário o que evita que as informações sejam perdidas.

– Conversão para formatos variados

Ao usar o sistema Alfresco™, a empresa também adquiri o benefício de realizar conversões dos documentos eletrônicos para formatos variados. Sendo assim, há mais praticidade para converter arquivos pesados em formatos leves como, por exemplo, PDF, DOC, JPEG, PNG, entre outros, que ocupam menos espaço e podem ser compartilhados e enviados pela internet.

– Emissão de relatórios

O sistema Alfresco™ também é composto por softwares que permitem a criação e emissão de relatórios. Dessa maneira, a empresa pode controlar o seu volume de documentos eletrônicos, além de consultar os seus respectivos conteúdos de forma detalhada.

– Automatização de documentos

A instalação do Alfresco™ no processo de GED permite que os documentos sejam programados de forma automática para diversas atividades, que vão desde a atualização até mesmo a determinação de datas para o descarte de arquivos que não serão usados mais.

Pesquisa e descoberta poderosas

Encontre rapidamente o documento exato que você está procurando, quer haja milhares de arquivos ou centenas de milhões de arquivos em seu sistema de gerenciamento de documentos.

  • Recursos de pesquisa poderosos, como sugestões de pesquisa instantânea e filtros, permitem que você recupere conteúdo relevante mais rapidamente.
  • As pastas inteligentes facilitam a descoberta de conteúdo agrupando arquivos com base no que são, em vez de onde estão armazenados.
  • Acesse seu conteúdo de dispositivos móveis, desktop, web e até mesmo  aplicativos de produtividade comuns  e dê suporte ao trabalho de qualquer lugar usando dispositivos e interfaces familiares — sem necessidade de curva de aprendizado.

Integre o conteúdo aos processos

Maximize o valor do seu conteúdo com uma poderosa combinação de gerenciamento de documentos corporativos e recursos de fluxo de trabalho e abra oportunidades infinitas para melhorar o fluxo de negócios. A informação chega à pessoa certa, no momento certo, nos aplicativos e dispositivos que as pessoas já estão usando para realizar seus trabalhos.

  • Modelos de metadados ricos, ou propriedades, podem ser usados ​​para mover documentos automaticamente através de um processo de negócios ou ciclo de vida de gerenciamento de registros .
  • Fluxos de trabalho integrados simplificam a revisão e aprovação de documentos, enquanto as definições de processo personalizadas podem simplificar qualquer atividade intensiva de conteúdo.
  • As regras de pasta acionam ações automatizadas para tarefas repetitivas, liberando as pessoas para se concentrarem em atividades mais importantes.

Proteja conteúdo crítico para os negócios

Controles de segurança de nível empresarial e recursos integrados de gerenciamento de registros protegem o valioso conteúdo comercial em todas as fases de sua vida.

  • Várias camadas de permissões de acesso  — para bibliotecas de arquivos, pastas e arquivos — permitem que você controle quem pode visualizar, atualizar e excluir documentos.
  • O controle de versão do documento, incluindo a funcionalidade de reversão completa, simplifica o rastreamento de documentos e protege a integridade do arquivo.
  • O gerenciamento de registros simples e automatizado fortalece e demonstra a conformidade com as políticas de controle de informações para todo o ciclo de vida do documento.

Solução avançada e completa

Com o Alfresco™, você obtém uma solução abrangente que oferece integração perfeita de ponta a ponta, desde a digitalização de documentos até o gerenciamento e armazenamento de documentos.

  • Capture documentos e dados de praticamente qualquer fonte com recursos de OCR de classe mundial, software de digitalização de documentos e software de captura de documentos
  • Classifique e processe arquivos digitalizados para que a organização de documentos seja automática e sem complicações
  • Extraia dados significativos de documentos para conduzir processos de negócios inteligentes e dinâmicos

Use o Google Docs com o Alfresco

A integração do Alfresco Google Docs permite acessar os recursos de edição on-line do Google Docs, enquanto o conteúdo permanece permanentemente armazenado no Alfresco.

  • Edite o conteúdo armazenado no Alfresco diretamente no Google Docs
  • Compartilhe conteúdo com outros usuários e colaboradores
  • Coautoria de conteúdo em tempo real

Use o Microsoft 365 com Alfresco

O Alfresco Collaboration Connector para Microsoft 365 fornece integração nativa para criar documentos do Office e colaborar perfeitamente, em tempo real, usando aplicativos Web familiares do Microsoft Office. O conteúdo é armazenado permanentemente no Alfresco para uma única fonte de verdade, evitando silos de informações e seus riscos inerentes.

  • Edite documentos do Word, Powerpoint e Excel armazenados no Alfresco
  • Compartilhe documentos do Office com colaboradores
  • Cocriar documentos do Office com colaboradores em tempo real

Poderoso Gerenciamento de Tarefas e Casos

Capacite sua força de trabalho móvel e encante os clientes. Os aplicativos nativos para iOS e Android do Alfresco Process Services ajudam você a operar seus negócios melhor do que nunca

  • Crie tarefas, receba notificações e verifique o status de casos abertos
  • Inicie novos processos e colabore para resolver casos
  • Faça upload de fotos, documentos ou qualquer outro conteúdo móvel
  • Usuários para acessar todas as informações, tarefas e documentos para concluir com rapidez e eficiência os principais processos de negócios
  • Colaboração com usuários trabalhando em equipe para concluir tarefas. Os usuários podem alocar tarefas e subtarefas a indivíduos, permitindo que os usuários abordem tarefas não rotineiras
  • As caixas de entrada de tarefas individuais e em grupo permitem que as organizações modelem processos para dar suporte a uma ampla variedade de cenários de negócios

Melhore a segurança para colaboração de terceiros

O Alfresco permite que você simplifique a colaboração com usuários externos e obtenha uma solução de colaboração empresarial que diminui o risco de compartilhamento de documentos por e-mail, unidades USB e serviços não sancionados de compartilhamento em nuvem.

  • Convide usuários externos para colaborar no conteúdo com suas organizações internas em uma plataforma de colaboração corporativa
  • Simplifique o compartilhamento de conteúdo com links públicos para documentos e elimine o envio de documentos por e-mail
  • Obtenha controle completo com gerenciamento fácil de configurar (por exemplo, remova permissões externas quando a colaboração for concluída)

Colabore e faça anotações

O Alfresco Viewer é uma opção para colaboração ativa em documentos e anotações.

  • Todos os visualizadores veem as anotações
  • Responda facilmente a qualquer anotação usando o botão de resposta
  • Veja quem está anotando o documento no painel de participantes
  • Use a janela de bate-papo para um diálogo informal durante a revisão
  • Inicie uma reunião do Microsoft Teams ou Zoom diretamente do documento
  • Obtenha uma ferramenta de colaboração corporativa – não apenas um visualizador

Digitalize sua organização

As soluções inteligentes de captura de documentos e os recursos de extração da Alfresco aprimoram o fluxo de informações por meio de qualquer processo de negócios em qualquer organização.

  • Serviços financeiros: acelere os pedidos de empréstimo e os pedidos de seguro
  • Governo: responda mais rapidamente às solicitações dos cidadãos
  • Cuidados de saúde: melhore o acesso aos registros dos pacientes
  • Manufatura: Simplifique a engenharia e a documentação de controle de qualidade.
  • Educação: armazene digitalmente todos os acervos dos aluno, professores e departamentos.

Captura de documentos móvel

A captura móvel de documentos significa que você pode manter todos avançando, mesmo quando estiver em movimento. O Alfresco Mobile Content and Process Services permite capturar, compartilhar e editar conteúdo vital, bem como conduzir processos de negócios inteligentes.

Escolha seu plano de hospedagem gerenciado para Alfresco™

A hospedagem econômica em nuvem Alfresco™ foi projetada para atender às suas necessidades de negócios. Sem taxas de licenciamento(licença GPL), quantidade de usuários e documentos ilimitados.

Uma oferta de serviços totalmente gerenciados (PaaS) é o melhor gerenciamento de documentos em nuvem, oferecendo segurança e conformidade de nível empresarial até os dispositivos dos usuários, mantendo a simplicidade e a facilidade de acesso.

Servidor VPS
Expresso – SSD

– 4 núcleos da CPU
– 8GB de RAM
– SSD Disk de 140GB
Largura de banda não-metrada de 200Mbps

Mensal: R$ 399/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor VPS
Express Plus – SSD

– 6 núcleos da CPU
– 12GB de RAM
– SSD Disk de 180GB
– Largura de banda não-metrada de 200Mbps

Mensal : R$ 499/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor VPS
Básico – SSD

– 8 núcleos da CPU
– 18GB de RAM
– SSD Disk de 240GB
– Largura de banda não-metrada de 300Mbps

Mensal : R$599/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor VPS
Básico Plus – SSD

8 núcleos da CPU
24GB de RAM
– SSD Disk de 280GB
– Largura de banda não-metrada de 300Mbps

Mensal : R$699/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Hospedagem em servidor dedicado acessível: segura, gerenciada e de alta performance.

Servidor Dedicado
Básico – SSD

– 4-Core Xeon E3-1220
– Memória de 32GB de RAM
– SSD de 120GB + 960GB SSD Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal: R$ 750/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor Dedicado
Profissional – SSD

– 8-Core Xeon E5-2670
– Memória de 64GB de RAM
– SSD de 120GB + 960GB SSD Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal : R$ 890/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor Dedicado
Profissional Plus – SSD

– Dual 8-Core Xeon E5-2660
– Memória de 128GB de RAM
– SSD de 120GB + 960GB SSD Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal : R$1.200/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor Dedicado
Avançado – SSD

– Dual 12-Core Xeon E5-2697v2
– Memória de 128GB de RAM
– SSD de 240GB + 2TB SSD Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal : R$1.500/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor Dedicado
Básico – SATA

– 8-Core Xeon E5-2670
– Memória de 32GB de RAM
– Disco 4x3TB SATA RAID 10
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal : R$795/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor dedicado
Profissional – SATA

– 8-Core Xeon E5-2667v4
– Memória de 64GB de RAM
– SSD de 120GB + 4x 8TB SATA Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal: R$ 1.350/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Servidor Dedicado
Avançado – SATA

– Dual 16-Core Xeon E5-2667v3
– Memória de 128GB de RAM
– SSD de 120 GB + 12x 8TB SATA Disk
– Largura de banda não-metrada de 100Mbps

Mensal : R$ 1.990/mês

1 IP dedicado IPv4
Criptografia SSL
Proteção de firewall
Mitigação de DDoS
Backup e recuperação de dados
SO Linux Server
Alfresco Community 7.4

Solicite uma demonstração

Solicite uma apresentação, conheça o Alfresco e o valor que ele pode trazer para sua empresa.

Falar com um consultor

Converse hoje para discutir suas necessidades de GED. Estamos ansiosos para ouvir de você!

*possuímos planos de hospedagem gerenciada e realizamos implantação em infraestrutura do contratante, solicite um orçamento.

Screenview

Acesse Ambiente Demonstração NSL : http://gedalfresco.nsltecnologia.com.br

Quem Utiliza o Alfresco ?

Algumas empresas no Brasil e no Mundo que utilizam o software Alfresco

Quer saber mais ?

1 – Integração com o LDAP

A integração com o sistema de diretórios corporativo não é apenas importante para a garantia de autenticidade dos usuários, mas facilita o gerenciamento das permissões dos usuários de acordo com sua lotação e classificação dos documentos que deve ter acesso.

2. Integração com o LibreOffice

O LibreOffice consiste na suíte de escritório livre mais popular do Brasil e que produz documentos em formatos livres com níveis de qualidade empresarial.

O Alfresco permite não apenas a visualização dos documentos do LibreOffice online, mas sua edição direta a partir da estação de trabalho do usuário. Desta maneira, é possível criar documentos modelos, inclusive com formulários, facilitando sobremaneira a criação de artefatos e inserção de dados pelo usuários.

FLUXO

Criação de documentos em formato livre a partir de modelos. No mesmo sentido, a solução permite a visualização e edição online dos documentos

MODELO

Visualização e edição online de Documentos do LibreOffice

Por fim, a integração com o LibreOffice fornece mais uma possibilidade de assinatura dos documentos utilizando certificados digitais, inclusive por múltiplos usuários:

Assinatura digital de documentos do LibreOffice

3. RecordManager

O módulo RecordManager, desenvolvido pela própria comunidade do Alfresco, permite e customização de metadados de tipos de documentos armazenados, em nível de usuário Administrador da aplicação, permitindo o armazenamento de documentos que tenham campos de controle como requisito para o uso. Esta funcionalidade permite que o Alfresco seja um verdeiro framework de aplicações de GED:

4. Workflow

Workflows básicos são uma funcionalidade amigável do Alfresco, mas necessário entender suas possibilidades e limitações para o bom uso. Fluxos de trabalho básicos seguem uma lógica de diretórios com um “passo para frente / passo para trás”, na implementação de processos. Quando um conteúdo e colocado em um diretório uma regra determina se o “passo” será para frente, para trás, ou ambos (cópia) do documento. Essas etapas estão integradas às ações do Alfresco como a de configurar uma propriedade para o documento ou movê-lo para o próximo diretório. Os usuários podem clicar no passo apropriado para aquele conteúdo, utilizando regras para as pastas.

Por exemplo: suponha que NSL Ltda. tem um processo simples de envio-revisão-aprovação de documentos. Uma maneira de implementar isso seria ter um diretório denominado Rascunho, outro denominado: Revisão, e outro: Aprovado. Cada um com regras que implementam o workflow:

a) A regra para a pasta Rascunho teria seria a Submissão (ou não), que moveria o documento para a pasta Revisão e mandaria um email para o grupo aprovador.

b) No diretório Revisão haveria um passo denominado Aprovar ou Rejeitar, que mandaria o documento para o diretório Aprovado, ou encaminharia o documento novamente para Rascunho, respectivamente.

Dica: o fluxo de aprovação pode ser renomeado para atender a qualquer escolha boleana de ações. Ex: submeter para revisão ou não.

5. Módulo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

O módulo de OCR permite que documentos digitalizados na forma de imagens tenham palavras reconhecidas pelo Alfresco e, desta maneira, possam ser pesquisadas por consultas em texto. Mostra-se muito útil para o tratamento de legados, ou seja: documentos que foram impressos, escaneados e armazenados em sistemas anteriores.

6. Tesauro (LibreOffice)

O Tesauro permite a criação de um dicionário de sinônimos customizável exclusivo para sua instituição. Além dos sinônimos em português é possível definir termos específicos de seu negócio, facilitando a redação e adequação de documentos durante a edição.