ALFRESCO (Gestão Eletrônica de Documentos – GED)

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O GED Alfresco

A tecnologia está evoluindo constantemente e muitas das inovações tecnológicas podem ser usadas a favor do ambiente corporativo. Todas as empresas, independente do tamanho, produzem certo volume de documentos eletrônicos diariamente, carecendo dos serviços da Gestão Eletrônica de Documentos, que consiste na utilização de métodos específicos para organizar os arquivos.

Atualmente, uma das tecnologias que é uma verdadeira mão na roda para as corporações é o Alfresco, que se trata de um software desenvolvido exclusivamente para a aplicação de GED – Gestão Eletrônica de Documentos.

Conheça abaixo, mais informações sobre GED a partir do Alfresco e como ele pode ajudar a sua empresa:

Uma revisão rápida sobre GED

Gestão Eletrônica de Documentos – GED é um software usado em empresas para promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação dos documentos de maneira menos burocrática. A GED tem como característica ser composta por uma série de sistemas, que auxiliam os usuários a acessar os arquivos de maneira rápida e segura. Normalmente, a GED é feita por meio da criação de uma intranet, que é uma rede de internet exclusiva da empresa, podendo ser acessada apenas pelos funcionários autorizados e também através do uso de softwares que comportam, organizam e permitem o compartilhamento dos arquivos.

Entenda o que é o Alfresco

O Alfresco é classificado como um sistema de gestão de conteúdo empresarial, que foi desenvolvido para ajudar as empresas nos processos de gestão eletrônica de documentos, agregando praticidade para o armazenamento e manipulação dos arquivos. O Alfresco é uma multiplataforma open source, ou seja, de código aberto, que pode ser adaptado às necessidades de cada empresa.

O Alfresco foi criado com a linguagem Java, que oferece mais facilidade para a programação, tendo como objetivo trazer praticidade para o gerenciamento da documentação produzida no ambiente corporativo. O software Alfresco foi desenvolvido em 2005 por John Newton e desde então ganhou muitos prêmios pelos benefícios que traz para o setor empresarial.

Como funciona a GED com Alfresco

A implementação da gestão eletrônica de documentos com o uso do Alfresco é feito por meio de etapas, visando o máximo de organização em todos os detalhes. Veja a seguir, como funciona a GED com Alfresco:

– Identificação dos Documentos Eletrônicos

A primeira etapa da gestão eletrônica de documentos consiste na identificação dos documentos produzidos pela empresa. Neste caso, é realizado um estudo dos arquivos para descobrir qual é o nível de produtividade da empresa, o que permite criar sistemas adequados para o descarte seguro dos documentos. Também é realizada a classificação dos arquivos, separando-os por categorias como, por exemplo, temas, setores que pertencem, níveis de importância e data de vencimento.

– Separação dos arquivos em pastas

Após a identificação e a classificação, é feita a separação dos arquivos em pastas identificadas com nomes bem visíveis. As pastas que comportam os documentos eletrônicos são gerenciadas com aplicativos de segurança, o que garante que somente as pessoas que estão autorizadas possam acessá-las para evitar o vazamento de informações sigilosas.

– Instalação e ajuste do Alfresco para empresa

Na terceira etapa, o responsável pela operação da gestão eletrônica faz a instalação do software Alfresco e ajusta o seu código para programá-lo de acordo com as necessidades específicas da empresa. A partir daí podem ser criados sistemas de buscas para a localização rápida dos arquivos, de compartilhamento na internet e na intranet, de descartes dos documentos inutilizáveis, entre outras possibilidades.

– Indexação dos Documentos Eletrônicos

Por último, a gestão eletrônica de documentos com Alfresco prevê a criação e indexação dos arquivos, em que são designados termos específicos para cada documento, permitindo que eles possam ser encontrados com a digitação de apenas uma palavra, agregando praticidade e agilidade.

Quais são os benefícios da GED com Alfresco

O uso do sistema Alfresco é cada vez mais comum nos ambientes corporativos, pois ele é capaz de trazer uma série de benefícios, tais como:

– Gestão integrada e inteligente dos Arquivos Eletrônicos

Um dos principais benefícios da aplicação da GED com Alfresco é proporcionar a gestão integrada e inteligente dos documentos, ou seja, em apenas uma plataforma é possível armazenar e encontrar todos os arquivos eletrônicos, basta digitar os termos de indexação para encontrá-los de forma automática.

– Classificação de Documentos

O sistema Alfresco possibilita a classificação dos documentos para a gestão eletrônica, agregando o máximo de organização, pois eles podem ser separados por categorias diversificadas, que vão desde a data de elaboração e encerramento até o tema e nível de importância. Esta ferramenta evita que os arquivos sejam misturados na mesma pasta, prejudicando as atividades dos funcionários.

– Histórico de Versões de Documentos

O Alfresco salva de maneira automática e cria um histórico de todas as versões dos documentos eletrônicos a cada vez em que são alterados, permitindo que o usuário possa consultá-los sempre que necessário o que evita que as informações sejam perdidas.

– Conversão para formatos variados

Ao usar o sistema Alfresco, a empresa também adquiri o benefício de realizar conversões dos documentos eletrônicos para formatos variados. Sendo assim, há mais praticidade para converter arquivos pesados em formatos leves como, por exemplo, PDF, DOC, JPEG, PNG, entre outros, que ocupam menos espaço e podem ser compartilhados e enviados pela internet.

– Emissão de relatórios

O sistema Alfresco também é composto por softwares que permitem a criação e emissão de relatórios. Dessa maneira, a empresa pode controlar o seu volume de documentos eletrônicos, além de consultar os seus respectivos conteúdos de forma detalhada.

– Automatização de documentos

A instalação do Alfresco no processo de GED permite que os documentos sejam programados de forma automática para diversas atividades, que vão desde a atualização até mesmo a determinação de datas para o descarte de arquivos que não serão usados mais.

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Gestão Eletrônica de Documentos – GED Livre

Características do Alfresco

1 – Integração com o LDAP

A integração com o sistema de diretórios corporativo não é apenas importante para a garantia de autenticidade dos usuários, mas facilita o gerenciamento das permissões dos usuários de acordo com sua lotação e classificação dos documentos que deve ter acesso.

2. Integração com o LibreOffice

O LibreOffice consiste na suíte de escritório livre mais popular do Brasil e que produz documentos em formatos livres com níveis de qualidade empresarial.

Alfresco permite não apenas a visualização dos documentos do LibreOffice online, mas sua edição direta a partir da estação de trabalho do usuário. Desta maneira, é possível criar documentos modelos, inclusive com formulários, facilitando sobremaneira a criação de artefatos e inserção de dados pelo usuários.

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Criação de documentos em formato livre a partir de modelos. No mesmo sentido, a solução permite a visualização e edição online dos documentos

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Visualização e edição online de Documentos do LibreOffice

Por fim, a integração com o LibreOffice fornece mais uma possibilidade de assinatura dos documentos utilizando certificados digitais, inclusive por múltiplos usuários:

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Assinatura digital de documentos do LibreOffice

3. RecordManager

O módulo RecordManager, desenvolvido pela própria comunidade do Alfresco, permite e customização de metadados de tipos de documentos armazenados, em nível de usuário Administrador da aplicação, permitindo o armazenamento de documentos que tenham campos de controle como requisito para o uso. Esta funcionalidade permite que o Alfresco seja um verdeiro framework de aplicações de GED:

4. Workflow

Workflows básicos são uma funcionalidade amigável do Alfresco, mas necessário entender suas possibilidades e limitações para o bom uso. Fluxos de trabalho básicos seguem uma lógica de diretórios com um “passo para frente / passo para trás”, na implementação de processos. Quando um conteúdo e colocado em um diretório uma regra determina se o “passo” será para frente, para trás, ou ambos (cópia) do documento. Essas etapas estão integradas às ações do Alfresco como a de configurar uma propriedade para o documento ou movê-lo para o próximo diretório. Os usuários podem clicar no passo apropriado para aquele conteúdo, utilizando regras para as pastas.

Por exemplo: suponha que Joana Ltda. tem um processo simples de envio-revisão-aprovação de documentos. Uma maneira de implementar isso seria ter um diretório denominado Rascunho, outro denominado: Revisão, e outro: Aprovado. Cada um com regras que implementam o workflow:

a) A regra para a pasta Rascunho teria seria a Submissão (ou não), que moveria o documento para a pasta Revisão e mandaria um email para o grupo aprovador.

b) No diretório Revisão haveria um passo denominado Aprovar ou Rejeitar, que mandaria o documento para o diretório Aprovado, ou encaminharia o documento novamente para Rascunho, respectivamente.

Dica: o fluxo de aprovação pode ser renomeado para atender a qualquer escolha boleana de ações. Ex: submeter para revisão ou não.

5. Módulo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

O módulo de OCR permite que documentos digitalizados na forma de imagens tenham palavras reconhecidas pelo Alfresco e, desta maneira, possam ser pesquisadas por consultas em texto. Mostra-se muito útil para o tratamento de legados, ou seja: documentos que foram impressos, escaneados e armazenados em sistemas anteriores.

6. Tesauro (LibreOffice)

O Tesauro permite a criação de um dicionário de sinônimos customizável exclusivo para sua instituição. Além dos sinônimos em português é possível definir termos específicos de seu negócio, facilitando a redação e adequação de documentos durante a edição.

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