Acervo acadêmico digital: Decreto 9.235 do MEC.

O MEC, através das portarias 315 e 330, definiu que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) deve passar pela digitalização, preservação, guarda, e o diploma universitário deve ser disponibilizado digitalmente até abril de 2020.

O objetivo é garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos evitando casos recentes de fraudes, cancelamento de diplomas e históricos escolares encontrados no lixo.

Isso levou o MEC a regulamentar os procedimentos para a elaboração do Plano de Classificação Documental (PCD), da implantação da Tabela de Temporalidade e Destino (TTD), e imputar responsabilidade legal aos representantes e dirigentes da IES caso não atendam as recomendações impostas.

O prazo para as IES atenderem o Decreto é abril/2020!

A Portaria 315 é uma normativa que entrou em vigor em abril de 2018, a norma estabelecida pelo Ministério da Educação (MEC) torna obrigatório que, até abril de 2020, todas as instituições de ensino superior (IES) façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos de cursos de graduação e pós-graduação, presencial e a distância.

Cumprimento dos Requisitos

Além do prazo para a Digitalização os responsáveis pelo cumprimento dos requisitos legais deverão estar atentos para a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que deve atender:

• PCD – Plano de Classificação Documental
• TTD – Tabela de Temporalidade e Destinação
• Metadados ou indexadores
• Possibilidade de Integração com outros sistemas legados da IES
• Possibilidade de assinar eletronicamente os documentos nos padrões do ICP Brasil

O que é Digitalização?

O Artigo 104 do decreto 9.235/97 determina que todos os documentos que compõe o acervo acadêmico sejam digitalizados de forma a garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

O que significa digitalizar?

É simples, é converter documentos físicos, utilizando um scanner, em documentos digitais no formato PDF/A como determina a portaria.
Para regular o processo de digitalização e a gestão dos conteúdos digitalizados, a portaria especifica a necessidade de utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também chamada de GED, que será o repositório dos documentos digitalizados.

O que é GED?

Uma aplicação de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não trata apenas do armazenamento e compartilhamento de arquivos eletrônicos, ela é muito mais do que isso!
É uma verdadeira solução de gestão documental que ajudará sua Instituição a tornar os processos de negócios mais eficientes de gerenciar e tornar seus documentos acessíveis de forma ágil, segura e controlada, além de atender as exigências de gestão impostas pelo MEC.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) utilizados para gerenciar os conteúdos digitais do acervo (documentos, diplomas, planilhas, imagens, vídeos, entre outros).

Responsabilidade legal do Acervo

Agora o Dirigente da IES e o Representante Legal da mantenedora terão responsabilidade legal pela guarda e manutenção do acervo físico e digital mantendo a:
• Integridade;
• Temporalidade de Guarda
• Autenticidade;
• Segurança da Informação
• Organização;
• Preservação;
• Acesso aos documentos acadêmicos.

Emissão do Diploma Digital

A Portaria 554/19, regulamenta a emissão do Diploma Digital. Essa Portaria também exige a utilização do certificado digital ICP-Brasil, que garante a autenticidade e a validade jurídica dos documentos.
Ficou regulamentada o uso em todo o território nacional, assim como os registros dos estudantes e o histórico escolar.

É importante ressaltar, que o período para que as instituições se adequem as essas exigências, também é de 24 meses até abril de 2020.
Essas mudanças visam melhorar o aproveitamento de recursos disponíveis, sem transferir a burocracia existente para o ambiente virtual, preservando as mesmas condições e garantias dos diplomas físicos.

Responsabilidade legal do Acervo

Agora o Dirigente da IES e o Representante Legal da mantenedora terão responsabilidade legal pela guarda e manutenção do acervo físico e digital mantendo a:
• Integridade;
• Temporalidade de Guarda
• Autenticidade;
• Segurança da Informação
• Organização;
• Preservação;
• Acesso aos documentos acadêmicos.

Emissão do Diploma Digital

A Portaria 554/19, regulamenta a emissão do Diploma Digital. Essa Portaria também exige a utilização do certificado digital ICP-Brasil, que garante a autenticidade e a validade jurídica dos documentos.
Ficou regulamentada o uso em todo o território nacional, assim como os registros dos estudantes e o histórico escolar.

É importante ressaltar, que o período para que as instituições se adequem as essas exigências, também é de 24 meses até abril de 2020.
Essas mudanças visam melhorar o aproveitamento de recursos disponíveis, sem transferir a burocracia existente para o ambiente virtual, preservando as mesmas condições e garantias dos diplomas físicos.

Necessidade nos dias atuais

A migração do acervo acadêmico para o meio digital não é apenas uma exigência, mas uma necessidade nos dias atuais, as instituições podem se beneficiar muito da nova medida, já que o acesso a esses documentos ficará muito mais fácil aos interessados.

A facilidade também se estendo aos alunos que poderão solicitar e emitir documentos, históricos, grade curricular e comprovantes online.

Benefícios para as Instituições

Com a implantação do sistema de GED, oferecidos pela NSL, além de atender a portaria parte da MEC a um custo acessível, você garantirá os seguintes benefícios para a sua Instituição:

• Gestão do Conhecimento;
• Gestão do Conteúdo;
• Distribuição dos Conteúdos de Forma Controlada;
• Controle de Acesso;
• Controle de versionamento dos documentos;
• Histórico de versões;
• Mobilidade, acesso via internet ou intranet;
• Rastreabilidade;
• Otimizar o tempo de Acesso;
• Ganho de Produtividade e Eficiência;
• Gerenciar tarefas;
• Redução do espaço físico;
• Redução de custos com impressão;
• Preservação dos originais (diminuição do manuseio desses documentos).

Portaria nº 315 completa disponível em: https://abmes.org.br/arquivos/legislacoes/Port-MEC-315-2018-04-04.pdf
O que a sua Instituição está fazendo para adequar-se às novas exigências, de forma assertiva e eficaz? Acha um desafio introduzir essas tecnologias digitais? Precisa de uma empresa para auxiliar a sua TI na implantação do GED?